Apartman ya da site yöneticisiyseniz şu cümleyi mutlaka duymuşsunuzdur:
“Bu sandalye zaten eskiden bozuktu…”
Ya da:
“Asansör hep böyleydi, ilk günden beri!”
Demirbaşların ömrünü kaderine bırakmak, yöneticiliği “yangın söndürme görevi”ne çevirir.
Oysa düzenli takip, küçük önlemler ve doğru kayıt sistemiyle demirbaşlar hem daha uzun ömürlü olur hem daha az masraf çıkarır.
İşte sitenizin kıymetli eşyalarını hem koruyacak hem uzun süre kullanmanızı sağlayacak 11 püf noktası:
1. Envanterinizi Bilmeden Koruyamazsınız
İlk adım: Ne var, ne yok net bilin.
Kaç masa, kaç sandalye, kaç spor aleti var? Marka, model, alım tarihi?
Her biri kayıtlı mı? Değilse risk büyük demektir.
Dijital envanter listesi şart!
2. Kayıt Defteri Değil, Dijital Takip Kullanın
Demirbaşları bir deftere değil, sistemli bir platforma kaydedin.
Hangi yıl alındı, kim sorumlu, garanti süresi doldu mu?
İşte bu gibi bilgiler, dijital sistemlerde tek tıkla izlenebilir.
3. Periyodik Kontrol Planı Oluşturun
Bakım sadece sorun çıktığında yapılmaz.
Asansör, jeneratör, yangın tüpleri, spor ekipmanları…
Her biri için periyodik kontrol çizelgesi hazırlayın. Önlem, müdahaleden ucuzdur.
4. Kullanım Talimatlarını Görünür Kılın
“Yanlış kullanım” ifadesiyle dolu fatura görmek istemiyorsanız; her demirbaş için basit, anlaşılır kullanım talimatı hazırlayın ve görünür bir yere asın.
5. Kullanım Sorumluluğunu Paylaştırın
Sadece yönetici değil, kullanıcı da sorumluluk almalı.
Ortak alanlarda kullanılan ekipmanlar için basit “kullanım sözleşmesi” ya da yazılı uyarı sistemleri etkili olur.
6. Hasar Bildirimi Kültürü Oluşturun
Bir şey bozulduğunda gizlemek yerine bildirmek teşvik edilmeli.
Bunun için “kolay bildirim” sistemleri kurun.
Örneğin Mulky'nin platformu bu tarz takipleri yöneticiler için oldukça pratikleştiriyor.
7. Yedek Parça Takibi Yapın
Bazı arızalar “küçük bir parça” yüzünden büyür.
Sık bozulan parçalar için stokta yedek tutmak, hem zaman hem para kazandırır.
8. Yeni Alımlarda Kalite-Fiyat Dengesi Göz Ardı Edilmemeli
“Ucuz alırız, idare ederiz” mantığı, uzun vadede cebinizi yakar.
Demirbaş alırken maliyet değil, dayanıklılık ve servis desteği önceliğiniz olsun.
9. Kullanım Süresi Dolanları Sistemden Düşün
10 yıl önce alınmış ve artık kullanılmayan cihaz hâlâ demirbaş listesinde mi?
Aktif olmayan demirbaşlar için “hurda” ya da “pasif” kodu verin. Kayıtlar net olmalı.
10. Zarar Gören Demirbaşlar İçin Kasko Düşünün
Özellikle pahalı ekipmanlar için sigorta ya da garanti uzatma hizmetleri düşünülebilir.
Olası maliyetleri minimize etmenin yolu, riskleri önden görmekten geçer.
11. Yıllık Demirbaş Raporu Hazırlayın ve Paylaşın
Yıl sonunda “bu yıl şu kadar ekipman yenilendi, şu kadar hasar oluştu, şu kadar süre kullanıldı” gibi verilerle site sakinlerine sunum yapın.
Hem güven kazanırsınız hem de sonraki yıl bütçesi için zemin oluşturursunuz.
Demirbaşlarınız Kendi Haline Bırakılacak Kader Nesneleri Değil
Yöneticilik sadece aidat toplamak değil; aynı zamanda var olanı koruyup geliştirme sanatıdır.
Demirbaşları korumak; düzenli bir site yönetiminin, saygı gören bir yöneticiliğin ve düşük bütçeli uzun vadeli başarının temelidir.
Tüm bu süreci defterle değil, akıllı bir sistemle yönetmek isterseniz;
👉 www.mulky.com.tr
sizin yerinize hatırlatır, takip eder, raporlar.