Apartman ya da site yöneticiliği dışarıdan bakıldığında sadece aidat toplamak gibi görünebilir. Ama işin içine girince asıl mesele anlaşılır: Her gün yapılması gereken onlarca iş, unutulmaması gereken yüzlerce detay vardır.
İyi haber:
Bu detaylar planlı şekilde yönetilirse hem zaman kaybı önlenir hem de “Yönetici ne iş yapıyor?” sorusu rafa kalkar.
İşte tam da bu yüzden profesyonel yönetim anlayışının vazgeçilmezi olan kontrol listeleri, süreci şeffaf, sistematik ve sürdürülebilir hale getirir.
Buyurun, yöneticiliğin olmazsa olmaz 12 kontrol listesi:
1. Güvenlik Kontrol Listesi
-
Kameralar çalışıyor mu?
-
Güvenlik görevlisinin vardiyası ve kıyafeti uygun mu?
-
Acil çıkışlar ve yangın alarm sistemi aktif mi?
Güvenliğin gözle görünmemesi, ihmal edilebilir olduğu anlamına gelmez. Haftalık kontrol şart.
2. Temizlik Takip Listesi
-
Merdivenler, asansör ve bina girişleri ne sıklıkla temizleniyor?
-
Ortak alan dezenfeksiyon planı var mı?
-
Çöp alanlarının hijyeni kontrol ediliyor mu?
Temizlik yalnızca estetik değil, sağlıkla da ilgilidir. Kayıt altına alınmalı.
3. Teknik Bakım Listesi
-
Asansör bakım raporları güncel mi?
-
Su deposu ve hidrofor kontrolü yapıldı mı?
-
Elektrik panosu ve jeneratör sistemi düzenli çalışıyor mu?
Aksayan bir teknik sistem, sadece rahatsızlık değil, risk de doğurur.
4. Peyzaj ve Çevre Düzenleme Listesi
-
Bahçe sulaması otomatik mi, zamanlaması doğru mu?
-
Ağaç ve çim biçme periyotları takip ediliyor mu?
-
Oyun alanı ve banklar kontrol ediliyor mu?
Doğayla temas eden alanlar “ilk izlenimi” yaratır.
5. Ortak Alan Kullanım Takvimi
-
Spor salonu, toplantı salonu gibi alanların rezervasyon sistemi var mı?
-
Kurallar net şekilde panoda ya da uygulamada yer alıyor mu?
-
Kullanım sonrası kontrol yapılıyor mu?
Düzenli kullanım, ortak alanları ortak sorun haline getirmez.
6. Aidat Tahsilat Kontrolü
-
Hangi daire ödeme yaptı, kim gecikti?
-
Otomatik hatırlatma mesajları düzenli gönderiliyor mu?
-
Gecikme bildirimleri kişiye özel ve nazik mi?
Burada dijital sistemler (evet, örneğin Mulky) büyük kolaylık sağlar.
7. Gelir-Gider Takibi
-
Gider faturaları sisteme yüklendi mi?
-
Harcamalar site sakinleriyle paylaşılıyor mu?
-
Kasa durumu şeffaf biçimde raporlanıyor mu?
Şeffaflık, güvenin en güçlü ilacıdır.
8. Demirbaş Envanter Listesi
-
Masa, sandalye, projektör, hortum… Hangi ekipman var, hangisi kayıp?
-
Kullanım geçmişi takip ediliyor mu?
-
Yenileme ihtiyacı planlı mı?
Kayıt yoksa, sorumluluk da muğlaktır.
9. Çalışan Performans ve Takip Listesi
-
Görevli işe zamanında geliyor mu?
-
Görev tanımı net mi?
-
Şikayetler üzerine aksiyon alınıyor mu?
Yöneticiyle çalışan arasında net bir yapı, herkesin işini kolaylaştırır.
10. Resmi Evrak Takip Listesi
-
Yangın söndürme cihazlarının ruhsatı, asansör muayenesi, sigorta poliçeleri güncel mi?
-
Vergi ve SGK yükümlülükleri düzenli yerine getiriliyor mu?
Profesyonellik, mevzuata uyumla başlar.
11. Şikayet ve Talep Takip Formu
-
Her şikayet kayıt altına alınıyor mu?
-
Ne zaman iletildiği ve nasıl çözüldüğü dokümante ediliyor mu?
-
Sürekli tekrar eden sorunlara kök sebep analizi yapılıyor mu?
“İlgileniyoruz” demek yerine, “Şöyle çözdük” demek daha değerlidir.
12. Toplantı Gündemi ve Karar Takip Listesi
-
Son toplantıda alınan kararlar uygulandı mı?
-
Uygulandıysa nasıl?
-
Kararların son hali yazılı mı?
“Toplantıda konuşuldu ama unutuldu” bahanesi, bu listeyle tarihe karışır.
Plansız Yönetim, Dertli Yönetimdir
Yöneticiliğin profesyonel olabilmesi için hafızaya değil, sisteme ihtiyaç vardır.
İşte bu kontrol listeleri, bir yöneticinin günü kurtaran değil, süreci yöneten biri olmasını sağlar.
Ve tabii ki tüm bu süreçleri bir araya getiren, liste yönetimini dijitale taşıyan sistemlere ihtiyaç duyulur.
👉 www.mulky.com.tr
işte tam da bu kontrol ihtiyacına sade ve etkili çözümler sunarak, yöneticilerin yükünü hafifletiyor.