Yurtta her şey yolundayken öğrenciyle iletişim kurmak kolaydır.
Ama iş ödeme gecikmesine, kurallara uymamaya ya da "oğlum üşüyor, kalorifer yanmıyor" yorumlarına geldiğinde...
Sahneye veli çıkar. Ve siz, bir anda müşteri ilişkileri yöneticisi olursunuz.
Bu noktada mesele sadece bilgi vermek değil, güven kurmak ve krizleri ustaca yönetmektir.
İşte yurt yöneticileri için velilerle iletişim kurma sanatı ve süreci kolaylaştıran CRM ipuçları:
1. Unutmayın: Veli de Müşterinizdir
Öğrenciler konaklar, ama çoğu zaman ödeyen kişi velidir.
Dolayısıyla veli memnuniyeti; yalnızca çocuğun değil, yurdun tüm itibarı için önemlidir.
İletişimi bu bilinçle yönetin: Saygılı, şeffaf, çözüm odaklı.
2. Veliyi Sadece “Para İstenecek Kişi” Olarak Görmeyin
Evet, ödeme hatırlatması şart. Ama veliye yalnızca bu şekilde ulaşırsanız, iletişimin duygusal tonu zarar görür.
Arada bir:
“Bu ayki etkinlik programı”
“Odaların genel durumu hakkında bilgilendirme”
“Yemekhane menüsü bağlantısı”
gibi nötr ve bilgilendirici mesajlarla dengeli bir iletişim kurun.
Mulky CRM Modülü ile velilere segment bazlı içerikler gönderebilir, sadece ödeme değil bilgilendirme mesajlarını da planlayabilirsiniz.
3. İletişim Kanallarını Netleştirin (Ve Fazlalaştırmayın)
Bazı veliler WhatsApp’tan yazar, bazıları SMS ister, bazıları mail arar.
Karmaşaya düşmeyin.
Başta velilere iletişim tercihlerini sorup tek bir resmi kanal belirleyin.
Bu sizi hem disiplinli hem güvenilir gösterir.
4. Krizde Hızlı, Ama Paniksiz Yanıt Verin
Örneğin su kesintisi, gürültü şikayeti, çamaşırhane krizi...
Veli sizi aramadan önce siz bilgi verirseniz, kazanırsınız.
“Sayın veli, bina genelinde bugün saat 14:00-16:00 arası kısa süreli bir su kesintisi yaşanacaktır. Gerekli bilgilendirme öğrencinize de yapılmıştır.”
Net, kısa, resmi. İşte CRM duruşu bu!
5. Gizlilik ve Şeffaflık Dengesi Kurun
Veli her şeyi bilmek ister ama öğrencinin de bir mahremiyeti vardır.
Konuşulacak konularla ilgili öğrenciden onay almak ya da genel dille konuşmak bu dengeyi sağlar.
“Oğlunuz ders çalışmıyor!”
“Bazı sosyal alanlardaki kullanımlar hakkında bilgi paylaşmak istedik…”
6. “Tekrarlayan Soruları” Sisteme Gömün
Her veli aynı soruları soruyorsa (internet, temizlik, giriş-çıkış saatleri...) bunları sistemsel olarak yanıtlayan bir dijital panel oluşturun.
Hazır şablonlar veya sık sorulan sorular bölümü sayesinde, hem siz hem veli zaman kazanır.
7. Duygusal Krizlerde Profesyonelliği Elden Bırakmayın
Bazı veliler aşırı hassastır. “Oğlum mutsuzmuş, siz ilgilenmiyor musunuz?” gibi mesajlar alabilirsiniz.
Bu noktada empati kurun ama duygusal değil, sistemli yanıtlar verin.
“Sizinle bu konuda birebir görüşebiliriz.”
“Şu an elimizdeki verilere göre öğrencinizin herhangi bir talebi bulunmamaktadır.”
Tarafsız, saygılı ve çözüm odaklı olun.
8. Ödemeler Konusunda Zamanlamayı Otomatikleştirin
Velilere ödeme günü geldiğinde hatırlatma yapmak, elle değil otomatik yapılmalı.
İletişimi kişiselleştirin ama süreci sistemleştirin.
Mulky ile SMS ve e-posta hatırlatmalarını tarih bazlı planlayabilir, size sadece iyi niyet mesajları kalır.
9. Yıl Sonunda Geri Bildirim Alın
“Yurdunuzu neden tercih ettiniz?”, “Ne daha iyi olabilirdi?” gibi sorularla velilerin düşüncelerini alın.
Bu size hem gelecek yıl için strateji verir hem de kendinizi değerli bir kurum gibi konumlandırır.
10. Yalnızca Sözle Değil, Sistemle Konuşun
Her söz uçar, kayıt kalır.
Velilerle yapılan tüm bilgilendirmeleri, talepleri, geri bildirimleri dijital olarak arşivleyin.
İleride olası anlaşmazlıklarda elinizde veri olması, profesyonelliğin göstergesidir.
Veliyle Değil, Veliyle Birlikte Yönetmek
Öğrencinin hayatı yurtta geçiyor olabilir, ama o hayatın dışındaki gözlemci velidir.
Onu süreçlere dahil ettiğinizde, sadece sorun çözmüş olmazsınız; aynı zamanda kurumunuza sadakat kazanırsınız.
Mulky, yurt yönetimini yalnızca oda düzeninden ibaret görmeyip; veli – öğrenci – yönetici üçgeninde akıllı ve dengeli bir sistem kurmak isteyenler için geliştirildi.
👉 Daha fazlası için: www.mulky.com.tr