- “Öğrencinin telefonu çalındı.”
- “Velinin e-postasına başka bir öğrenci bilgisi gitti.”
- “Mezun öğrenciye hâlâ sistemden mesaj gidiyor…”
Bunlar sadece küçük birer hata gibi görünse de, kişisel verilerin korunması söz konusu olduğunda oldukça ciddi sonuçlar doğurabilir.
Artık sadece iyi yönetici olmak yetmiyor; veri güvenliği bilinci de gerekiyor.
Özellikle yurt ve apart yönetimi yapan kurumlar, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) çerçevesinde ciddi yükümlülüklere sahip.
Peki öğrenci bilgilerinin güvenliğini nasıl sağlayacaksınız?
İşte işinizi kolaylaştıracak 7 altın kural:
1. Veri Envanterinizi Belirleyin
İlk adım, elinizde hangi verilerin olduğunu bilmek.
İsim, TC kimlik, telefon, veli bilgisi, sağlık durumu, oda numarası…
Tüm bu bilgileri sınıflandırarak listeleyin.
Ne kadar çok veriniz varsa, sorumluluğunuz da o kadar büyüktür.
--Mulky gibi dijital yönetim sistemleri, hangi öğrencinin hangi verisinin hangi personel tarafından işlendiğini kolayca raporlayabilir.
2. Açık Rıza ve Aydınlatma Metinlerini Unutmayın
Öğrenciden veya veliden bilgi alıyorsanız, ne amaçla, ne kadar süreyle, kimlerle paylaşacağınızı açıkça belirtmelisiniz.
Bunu yazılı olarak imzalatmak ya da dijital ortamda onaylatmak, sizi birçok yükümlülükten kurtarır.
3. Verilere Erişim Yetkisini Sınırlandırın
Tüm yurt personelinin tüm öğrenci bilgilerine erişmesi gerekmiyor.
Kim, neye neden ulaşmalı?
Bu sınırları belirleyin.
Bir temizlik görevlisinin veli telefonuna erişmesine gerek yok, değil mi?
Mulky’nin rol bazlı yetkilendirme sistemi sayesinde, her kullanıcı sadece kendine tanımlanan modüle erişir.
4. Kâğıt Üzerindeki Verilerden Kurtulun
Dolapta unutulmuş bir kayıt formu, güvenlik açığı yaratabilir.
Kâğıt yerine dijital kayıt tutmak; hem güvenli, hem sürdürülebilir, hem de erişimi kontrollü bir yoldur.
Ayrıca dosya kaybolma, yanlış kişiye verme gibi durumlar da dijital ortamda neredeyse sıfıra iner.
5. Veri Silme / Anonimleştirme Kurallarını Uygulayın
Öğrenci mezun oldu, yurttan ayrıldı, ilişiği kesildi…
Peki bilgileri ne olacak?
Yasaya göre artık silinmeli ya da anonim hale getirilmeli.
Bu işlemler manuel yapılırsa unutulabilir, otomatik hale getirmek çok daha güvenli.
Mulky’de belirlenen süre sonunda veri anonimleştirme süreci otomatik başlatılabilir.
6. Güvenli Şifreleme ve Güncel Yazılımlar Kullanın
Excel dosyasına şifre koymak yetmez.
Verilerin tutulduğu platformda;
-
Şifreli bağlantı (SSL),
-
Veri tabanı koruması,
-
Güncel güvenlik yamaları
olmalı.
Cloud tabanlı sistemlerde bu kontroller yazılım firması tarafından düzenli yapılır.
Mulky, bu alanda sektör standartlarını takip eder.
7. Personelinizi Eğitin ve Farkındalık Oluşturun
En güvenli sistem bile, bilinçsiz bir personel yüzünden riske girer.
- Kimseye öğrenci bilgisini mesajla göndermemek,
- Ortak bilgisayarda açık oturum bırakmamak,
- Şüpheli e-postaları açmamak gibi basit kuralları herkes bilmelidir.
Yılda bir yapılan mini eğitimler, büyük sorunların önüne geçer.
Veriyi Koru, İtibarı Korursun
KVKK sadece yasal bir zorunluluk değil; aynı zamanda güven inşa etmenin de temelidir.
Bir velinin çocuğunun bilgisini size gönül rahatlığıyla teslim etmesi, markanızın en büyük kazancıdır.
--Mulky, sadece apart ve yurt yönetimini değil; veri güvenliğini de tek bir panelden kolayca yönetmenizi sağlar.
👉 Dijitalde güvenle büyümek için sizi bekliyoruz: www.mulky.com.tr