Apartman yöneticiliği çoğu zaman gönüllülükle başlar.
İlk toplantıda “Sen zaten çok düzenlisin” denir, bir bakmışsınız yöneticilik cebinizde...
Sonra bir anda kendinizi “komşudan para isteyen kişi” pozisyonunda bulursunuz.
Oysa aidat toplamak; sadece para almak değil, ilişkileri yönetmek, zamanı kollamak, dili ayarlamak ve kırmadan, kızdırmadan süreci yürütmektir.
İşte apartmanda huzuru bozmadan, gönüllü değil profesyonelce aidat toplamanın 10 altın kuralı:
1. Kuralı Baştan Koyun: Aidat Günü = Takvim Günü
“Ayın kaçında ödeyelim?” sorusu değil, “Ayın 5’ine kadar ödenir” cümlesi yerleşmeli.
Net tarih belirlemek, tartışma yaratmaz; belirsizlik yaratır.
2. Yüz Yüze Değil, Yazılı Hatırlatın
Komşuluk ilişkileri samimiyet ister ama para işi mesafe gerektirir.
“Kapıyı çalıp hatırlatmak” yerine yazılı mesaj, e-posta ya da sistem bildirimi tercih edin.
Böylece konuyu kişiselleştirmeden çözersiniz.
3. Aidatın Nereye Gittiğini Düzenli Paylaşın
Sadece “ödeyin” demek yetmez.
“Ne için?” sorusuna ayda bir mini raporla cevap verirseniz, ödeme isteği artar, sorgulama azalır.
4. Geç Kalanlara Önce Nezaket, Sonra Sistem Uygulayın
İlk gecikmede anlayış gösterin.
Ama ikinci, üçüncü kez olduğunda net olun.
“Yine mi?” demek yerine, süreci sistematik hale getirin. Ne siz suçlu olun ne karşı taraf mahcup.
5. Toplu Değil, Bireysel Bildirim Yapın
“Aidatını ödemeyenler var” gibi genel ifadeler, ödeme yapanları da gerer.
Geciken varsa bireysel olarak ve nazikçe bilgilendirin.
Kolektif utandırma değil, bireysel hatırlatma daha etkilidir.
6. Farklı Ödeme Seçenekleri Sunun
Kimi kartla ödemek ister, kimi otomatik talimatla...
Esneklik sunmak, “bahane” olasılığını azaltır.
Sistem ne kadar kolaylaştırılırsa, o kadar az sorun yaşanır.
7. Ödeyenleri Sessiz, Gecikenleri Sakin Karşılayın
Ödeme yapanları sürekli övmek, ödemeyenleri ifşa etmek gerginlik yaratır.
Aidat ödemek bir lütuf değil, ortak sorumluluktur. Normalleştirin.
8. Kararları Demokratik, Uygulamayı Tutarlı Yapın
Aidat artışı ya da ek ödeme gerekiyorsa, herkesi toplantıya dahil edin.
Katılım düşükse bile kararı yazılı alın.
Sonra “Benim haberim yoktu” cümlesiyle muhatap kalmazsınız.
9. Tebessümle Ciddiyet Arasında Denge Kurun
Yöneticilik, “ya hep sert ya hep yumuşak” olmamalı.
Samimi bir dil ama net kurallar, aidat tahsilatında altın formüldür.
10. Süreci Şeffaf, İletişimi Planlı Yürütün
Aidatları toplarken değil, toplamadan önce iletişimi kurarsanız, tahsilat süreci kendiliğinden işler.
Belirsizlik varsa itiraz artar. Açıklık varsa uyum kolaylaşır.
Aidat Toplamak Zor İş Ama Zorlaştırmak Elinizde
Komşuluk, iyi gün dostluğu kadar birlikte sorumluluk almayı da gerektirir.
Aidat da bu sorumluluğun bir parçası.
Bu süreci kişisel çatışmalara dönüştürmeden, sakin ama kararlı şekilde yönetmek mümkün.
Yöneticiliğin yükünü hafifletmek ve aidat toplama işini daha düzenli hale getirmek isteyenler için de pratik dijital destekler her zaman iyi bir çözüm ortağıdır.