Apartman yöneticiliği…
Dışarıdan bakıldığında “ne olacak, aidatı topla, faturayı yatır” gibi görünse de, işin içine giren bilir:
Bazen diplomasi, bazen mühendislik, çoğu zaman da gergin WhatsApp mesajlarını nezaketle yanıtlayabilme sanatı ister.
Üstelik hiçbir karşılık beklemeden yapılan bu görev, kimi zaman tam zamanlı kriz yöneticiliğine dönüşür.
İşte bu yazıda, apartman yöneticiliğini zaman zaman “keşke devretseniz” dedirten 17 yaygın problemi ve bunların uygulanabilir kurtuluş yollarını ele alıyoruz.
1. "Ben bu aidatı ödemem" Diyen Komşu
Çözüm: Aidat ödeme planlarını yazılı olarak iletin, ödemeyenleri sistemde gösteren şeffaf panolar kullanın. Somut veri, lafı keser.
2. "Asansör yine çalışmıyor!" Krizi
Çözüm: Periyodik bakım anlaşması yapın, servis numarasını apartman panosuna asın. Herkes arızayı size değil, yetkiliye iletsin.
3. Kayıp Kasa Anahtarı / Bilinmeyen Şifreler
Çözüm: Şifreleri ve anahtarları devre teslim tutanağı ile yöneticiler arasında geçirin. Dijital saklama sistemleri bu işleri kolaylaştırır.
4. Geciken Fatura Ödemeleri ve Kesintiler
Çözüm: Otomatik ödeme talimatı verin ya da hatırlatıcı sistemlerle günü geçirmeyin. Elektrik kesilirse açıklama zor, çözüm kolay olmalı.
5. "Bu karar alınırken ben yoktum!" Tartışmaları
Çözüm: Toplantı tutanaklarını yazılı imzayla saklayın. Gerekirse dijitalle arşivleyin. Katılım sağlamak istemeyenler sonra söz hakkı talep edemez.
6. Site Grubunda Sonsuz Tartışmalar
Çözüm: Kuralları baştan belirleyin: Tartışma değil bilgi paylaşım grubu. Gerekirse sessize alın, sinir değil sistem yönetsin.
7. Her Gün Yeni Bir “İstek”
Çözüm: Ayda bir toplanan istek listesi oluşturun. Tek seferde değerlendirin, yöneticilik sürekli kriz çözme işine dönmesin.
8. “Bina temizlenmemiş” Diye Şikâyet Üstüne Şikâyet
Çözüm: Temizlik firmasından periyodik rapor alın, varsa kamera kaydı ile belgeleyin. Gözüyle görmeyen, yazılı görünce susar.
9. Ortak Alanların Keyfi Kullanımı
Çözüm: Yönetim planında neyin nasıl kullanılacağı açıkça yazmalı. Çocuk parkı mı, otopark mı, çamaşır ipi mi? Hepsi kayıt altına alınmalı.
10. Apartman Dış Cephe Tadilatları = Tartışma Festivali
Çözüm: Karar alınmadan harekete geçmeyin. Oy çokluğu gerekliyse belgeli yürüyün. Görüşü olan yazılı sunsun.
11. "Geçen yönetim ne yapmış belli değil" Durumu
Çözüm: Devir teslim dosyası hazırlayın. Geçmiş kasa bilgileri, belgeler, hizmet sözleşmeleri… Yönetim değişse de şeffaflık sürsün.
12. Yönetici Olup, Kimlik Değeri Kaybetmek
Çözüm: Nezaket dilinden şaşmayın, ama yönetici olduğunuzu hatırlatın. Samimi olun ama gevşemeyin.
13. Site Kapısından Giren Her Paket İçin Sorumlu Tutulmak
Çözüm: Kargo teslim kurallarını yazılı bildirin. Yönetici paket taşımaz, bu işin sistemini oluşturun.
14. Hayali Gider Tartışmaları
Çözüm: Her ödeme için fatura/fotoğraf saklayın. “Bahçe sulama 900 TL mi olur?” denmesin diye belgelendirme şart.
15. Yöneticiye Karşı WhatsApp Koalisyonları
Çözüm: Dedikoduyla değil, belgeyle hareket edin. Ne yaptığınızı gösterebilirseniz, laf da yön değiştirmez.
16. Yeni Gelen Komşunun Yönetim Planını Tanımaması
Çözüm: Yeni kat malikine giriş paketi sunun. İçinde yönetim planı, aidat bilgisi, genel kurallar olsun. “Ben bilmiyordum” bahanesi ortadan kalkar.
17. Yorulmak, Bıkmak, İstifa Eşiğine Gelmek
Çözüm: Her işin kolaylaştırıcısı sistemdir. Apartman yöneticiliği bir kişiyle değil, düzenli dijital yönetimle profesyonelce yürütülmeli.
(İşte tam bu noktada, yönetimi sizin yerinize organize eden çözümler devreye girer.)
Apartman Yöneticiliği Zor Değil, Sistemsiz
Süreçleri belgeleyerek, sorumlulukları netleştirerek ve tekrar eden işleri otomatikleştirerek bu “gönüllü görev” bir angarya olmaktan çıkar, yönetilebilir hale gelir.
Eğer yöneticiliği yalnız değil, dijital destekle birlikte yürütmek isterseniz,
doğru araçlar sizi yormaz, yönetiminizi profesyonelleştirir.