Apartman yöneticiliği sadece aidat toplamak ya da fatura ödemek değildir…
Modern yöneticilik, aynı zamanda bir WhatsApp grup yöneticiliğidir.
Her bildirimin bir sorumluluk, her emojinin bir anlam taşıdığı bu dijital ortamda, komşuların tek bir çöp kokusu paylaşımıyla alev alabilen sohbetlerine hâkim olmak, başlı başına bir sanattır.
İşte apartman gruplarında sıkça dönen 15 geyik ve bu dijital curcunayla başa çıkmanın pratik yolları 👇
1. “Asansör Neden Çalışmıyor?” – (Elektrik kesintisi varsa cevaplamaya bile gerek yoktur ama yazılır)
Çözüm: Teknik durumları önceden bildirin. “Bugün 12.00-14.00 arası bakım yapılacak” mesajı geyiği keser.
2. “Bu çöp kimden?” – (Herkes masum, çöp ise hâlâ orada)
Çözüm: Belirsizliği önlemek için çöp atım saatlerini ve ortak alan kurallarını gruba sabitleyin.
3. “Gürültü oluyor, çocuklar top oynuyor” – (Saat 19.01, dışarısı)
Çözüm: Gürültü kuralları için görselli, nezaketli bir hatırlatma mesajı işe yarar. Topyekûn yasak yerine “belirli saat aralığı” önerisi sunun.
4. “Merhaba, X daireden Y” – (Sadece yeni biri gruba eklenmiştir)
Çözüm: Yeni gelenleri karşılayan otomatik karşılama mesajı hazırlayın. Her seferinde “hoş geldiniz!” kargaşasını önler.
5. “Biri aşağıdan bana bakabilir mi?” – (Yönetici olmasanız da yine size sorulur)
Çözüm: Apartman yönetimiyle ilgili acil olmayan mesajlara cevap vermek zorunda değilsiniz. Görev paylaşımını hatırlatın.
6. “Kapıcı bu hafta temizlik yapmamış” – (O gün raporludur ama kimse bilmez)
Çözüm: Temizlik takvimini önceden duyurun. Görev listeleri ve sorumlu kişiler belli olursa “kim yaptı/kim yapmadı” tartışması azalır.
7. “Ben zaten aidat ödemiyorum çünkü asansör kullanmıyorum” – (En klasik cümle)
Çözüm: Aidatın ortak gider olduğunu sade bir görselle açıklayın. Herkesin paylaştığı sistemin mantığını anlatmak bazen sessizliği getirir.
8. “Bu konu buradan konuşulmasın, özelden yazacağım” – (Ama yazmazlar)
Çözüm: Grup dışı konular için alternatif iletişim kanalları önerin. “Bu konuyu mail üzerinden yürütelim” gibi.
9. “Kedime mama koyuyorum, rahatsız olan varsa özelden yazsın” – (Kimse yazmaz ama grup karışır)
Çözüm: Ortak alanlarla ilgili kuralları grupta oylatarak belirleyin. Karar çok sesliliği törpüler.
10. “Bugün toplantı var mıydı?” – (Dün 5 kez yazılmıştır)
Çözüm: Mulky gibi dijital sistemlerde toplantı takvimleri, bildirimlerle hatırlatılır. WhatsApp'a kalmazsınız, unutulmazsınız.
11. “Yine mi aidat?” – (Sanki sürprizmiş gibi)
Çözüm: Ödeme günlerini otomatik hatırlatın. Grup yerine bireysel bildirimle bilgi vermek, yanlış algıyı önler.
12. “Kapıyı kapatır mısınız, sabah açık kalmış” – (Herkes masum, rüzgâr suçlu)
Çözüm: Olası riskleri kısa, uyarıcı notlarla hatırlatın. Kimin açtığı değil, neden kapalı olması gerektiğini anlatın.
13. “X dairesinden koku geliyor” – (Konu artık yemek değil, imaya dönüşmüştür)
Çözüm: Gruptan değil, özelden iletişim kurun. Aksi hâlde mesele kişisel krize dönüşür.
14. “İyi akşamlar, bu arada ben aidatı yatırdım” – (Güzel ama neden herkese?)
Çözüm: Aidat ödemeleri sistem üzerinden takip edilirse, kimse “yatırdım” demek zorunda kalmaz. Sessizlik de huzurdur.
15. “Bence bu grubu sadece bilgilendirme için kullanalım” – (Ama kimse uymaz)
Çözüm: Bilgilendirme grubu ve sosyal grup ayrı tutulursa ne geyik kaçar ne sistem karışır.
Geyik Kaçınılmaz, Ama Yönetilebilir
Apartman grupları sosyal bir ihtiyaç kadar, kontrol edilmesi gereken bir iletişim kanalıdır.
Yöneticiler için en sağlıklı yöntem, resmi işleri sistem üzerinden yürütüp, grupları sadece destek amaçlı kullanmaktır.
Grubunuzu sevin ama yönetim işini grupta değil, profesyonel platformlarda yürütün.
Söz uçar, ekran kaydı kalır.