Apartman toplantısı.
Saat 19:00’da başlar, 21:00’de hâlâ “otopark düzenlemesi” konuşuluyordur.
Çay biter, konu dağılır, tansiyon yükselir… Ama bir türlü bitmez.
Peki bu toplantılar gerçekten uzamak zorunda mı?
Aslında hayır.
Doğru hazırlık, net gündem ve birkaç basit taktikle toplantılar 30 dakikada tamamlanabilir.
İşte bunu başarabileceğinize dair 8 güçlü kanıt:
1. Gündemi Önceden Belirleyin ve Paylaşın
Toplantıya gündemsiz gelmek, trafik lambasız kavşakta araba sürmek gibidir.
Kimin ne diyeceği belli olmaz.
Toplantıdan birkaç gün önce gündem maddelerini yazılı şekilde duyurun.
Hazırlıklı gelen sakin, konudan sapmaz.
2. Zaman Sınırı Koyun, Kural Haline Getirin
Her gündem maddesine örneğin 4 dakika süre tanıyın.
Toplantının başında bunu duyurun:
“Her konu için 4 dakikamız var, süre dolunca diğer konuya geçeceğiz.”
Bu hem disiplini hem hızı getirir.
3. Söz Alma Sırasını Belirleyin
“Üç kişi aynı anda konuşunca en çok bağıran kazanır” kültürüne son!
Söz hakkı sırasını yazılı şekilde belirlemek veya toplantı yöneticisinin kontrolünde ilerlemek büyük fark yaratır.
4. Karar Maddelerini Önceden Oylamaya Hazırlayın
Toplantıya sadece bilgi paylaşımı değil, çözümle gelin.
“Güvenlik kamerası alalım mı?” yerine “3 kamera firması incelendi, en uygun fiyat bu, onaylıyor muyuz?” diye sorun.
Süre uzamaz, karar alınır.
5. Kritik Konulara Öncelik Verin
Tüm gündem eşit değildir.
“Dış cephe boyası” konusunu “bina girişi kokuyor”dan önce konuşun.
Zamanı önemsiz maddelere harcamayın.
6. Detaylı Tartışmayı Sonra Erteleyin
Toplantıda teknik detaya girilecekse (örneğin internet altyapısı) ilgili 2-3 kişinin katılacağı ayrı bir teknik görüşme planlayın.
Toplantıyı genel kararlar için kullanın.
7. Tutanak ve Kararları Toplantıdan Sonra Paylaşın
“Ne karar alındı, hatırlamıyorum” tartışmalarını sona erdirin.
Toplantı bittiğinde, 1-2 gün içinde karar özetini yazılı olarak paylaşın.
Söz uçar, PDF kalır.
8. Dijital Platformlar Kullanın, Zaman Kazanın
Katılım, oylama, gündem belirleme…
Tüm süreçleri dijitalleştirerek toplantıya gelen herkesin ne konuşulacağını bilmesini sağlarsanız, toplantı boyunca anlatmaya değil, karar almaya zaman ayırırsınız.
Mulky gibi platformlar, dijital anket, toplantı duyurusu ve karar kaydı gibi özellikleriyle yöneticilere zaman kazandırıyor.
Uzun Toplantı Değil, Etkili Toplantı Esastır
Toplantıyı 2 saat yapmak sizi iyi yönetici yapmaz.
Aksine, konuyu dağıtmadan, net konuşarak 30 dakikada toplantıyı sonlandıran yönetici saygı kazanır.
Unutmayın: Apartman sakinleri, karar almak ister. Sohbet değil.
Doğru sistem, net gündem ve dakik bir yönetimle bu mümkün.
İşte bu yüzden,
👉 www.mulky.com.tr
zamanınızı koruyacak toplantı planlama ve karar alma araçlarıyla sizi destekler.