Bir apartman yöneticisinin elindeki en masum görünümlü ama en stratejik belge nedir?
Aidat makbuzu.
Küçük bir kağıt parçası gibi görünse de, aslında yasal bir kayıttır.
Eksik bilgiyle kesilen bir makbuz, ileride sizi hem site sakinleriyle hem mali idareyle baş başa bırakabilir.
İşte aidat makbuzu keserken kaçırılmaması gereken ama sıkça gözden kaçan kritik detaylar:
1. Tarih Atlamayın
Makbuzun üzerinde ödeme tarihi mutlaka yer almalı.
Bu detay, hem tahsilat takibini kolaylaştırır hem de geçmiş borçların tespiti açısından önemlidir.
2. Kimin İçin Düzenlendiği Net Olmalı
“B Blok 3. Kat” yazmakla olmaz.
Ad soyad, daire numarası ve blok bilgisi birlikte yazılmalı.
İleride “bu ödeme bana ait değil” denilmesinin önüne geçer.
3. Tutarın Açıklamasını Yazın
Sadece “aidat” yazmak yerine, örneğin:
“2025 Temmuz ayı aidat bedeli” gibi bir açıklama girin.
Özellikle geç ödemeler veya avans tahsilatları söz konusuysa açıklama daha da önemlidir.
4. Makbuz Numaralandırması Yapın
Her makbuzun benzersiz bir numarası olmalı.
Bu hem arşivleme hem de denetim açısından hayat kurtarır.
Mulky üzerinden kesilen dijital makbuzlar otomatik olarak numaralandırılır, tarihlenir ve arşivlenir. Kağıtla uğraşmak zorunda kalmazsınız.
5. KDV ve Vergi Durumuna Dikkat Edin
Eğer apartman yönetimi profesyonel yönetim altında ise ya da bir şirket üzerinden çalışılıyorsa, KDV yükümlülüğü olabilir.
Vergi konularında mutlaka muhasebecinizle irtibat halinde olun.
6. İmzayı Unutmayın
Basit gibi görünür ama yöneticinin ya da yetkili kişinin imzası olmayan bir makbuz geçersiz sayılabilir.
Dijital sistemler bu imzaları otomatik olarak belgeye dahil edebilir.
7. Nakit ve Havale Ödemelerini Ayırın
Elden tahsilat yaptıysanız mutlaka belirtin.
Havale ya da kredi kartı ile ödemelerde ise işlem açıklamasıyla eşleştirme yapılması gerekir.
8. Çift Makbuz Tuzağına Düşmeyin
Aynı kişiye yanlışlıkla iki makbuz kesmek, sistem karışıklığına neden olur.
Bu da aidat borcu takibinde büyük sorun yaratır.
Kayıtlı sistem kullanmak bu tür hataları sıfıra indirir.
9. Makbuzları Arşivleyin (En Az 5 Yıl)
Yasal olarak bu belgeleri 5 yıl saklamanız gerekir.
Excel'de, klasörde değil; sistemli, arşivlenebilir, arama yapılabilir bir platformda olması işinizi kolaylaştırır.
Küçük Bir Belge, Büyük Bir Sorumluluk
Aidat makbuzu yalnızca “ödendi” demek değildir.
Doğru tutulmamış bir kayıt, yöneticinin en beklemediği anda karşısına çıkar.
Bu yüzden elinizdeki bu küçük kağıdın gücünü hafife almayın.
Dijital çözümlerle bu işlemleri zahmetsizce yürütmek, hata payını en aza indirir.
Mulky, yöneticilerin aidat tahsilatlarını şeffaf, sistemli ve zahmetsiz hale getiriyor.
Siz de hemen keşfedin:
👉 www.mulky.com.tr