“Alo, veliniz benim çocuğum neden hastaneye kaldırıldığını okuldan değil sizden duyuyorum?”
“Yangın çıkmış ama kimse bilgi vermedi, ben çocuğumun iyi olduğunu 3 saat sonra öğrendim!”
Bunlar gerçek hayattan örnekler.
Ve evet, en iyi yurt bile böyle bir iletişim zafiyetiyle tüm itibarını sarsabilir.
Acil durumlar kaçınılmazdır:
Sağlık sorunları, yangın, elektrik kesintisi, doğal afet, güvenlik problemleri…
Ancak bu olayların etkisini belirleyen şey, iletişim hızı ve doğruluğudur.
Peki, böyle durumlarda velilere nasıl ulaşmalı?
İşte yöneticilerin dikkat etmesi gereken 7 kritik nokta:
1. İletişim Bilgilerini Güncel Tutmak Hayat Kurtarır
Velinin telefonu değişmiş ama siz hâlâ eski numaraya ulaşmaya mı çalışıyorsunuz?
Bu senaryoda geçen her saniye risk demektir.
Velilerin iletişim bilgilerini yılda birkaç kez sistem üzerinden güncelleyin.
Mulky, bu işlemi öğrenciler ve velilere otomatik hatırlatma mesajları ile kolaylaştırır.
2. İlk Ulaşılması Gereken Kişi Önceden Belirlenmeli
Bazı veliler çocuklarının durumuyla doğrudan ilgilenmeyebilir; teyze, abla, ikinci ebeveyn öncelikli olabilir.
Öğrenci kayıt sisteminde “öncelikli kişi” tanımlanmalıdır.
Acil durumda doğru kişiye, tek aramada ulaşmak şart.
3. Toplu ve Kişiselleştirilmiş Mesajlar Hazırda Olmalı
Yangın çıktıysa, tek tek herkese ayrı mesaj yazmakla vakit kaybedemezsiniz.
Ancak “Toplu mesaj” da kuru bir “yangın çıktı, her şey yolunda” olmamalı.
İyi bir sistem, tek tuşla kişiye özel ad-soyad ile hitap eden bilgilendirmeler yapabilmeli.
Mulky ile SMS, e-posta ya da uygulama içi bildirimleri anında gönderebilirsiniz.
4. Şeffaflık Panik Değil, Güven Yaratır
“Çok fazla detay verirsem daha çok korkarlar” düşüncesi, genelde geri teper.
Veliler, olayın ne olduğunu ve hangi adımların atıldığını bilmek ister.
“X öğrencimiz mide bulantısı şikayetiyle revirde kontrol altına alınmıştır. Şu an durumu stabildir.”
Bu cümle, karmaşayı önler.
5. Belgeleyin: Ne Zaman, Kime, Ne İletildi?
Olay sonrası “Bize kimse bilgi vermedi!” demesinler diye,
iletişim süreci zaman damgası ve kayıt altına alınmalı.
Bu sadece güven değil; yasal sorumluluk açısından da kritik bir adımdır.
Mulky üzerinden gönderilen bildirimler loglanır, hangi veliye ne zaman ulaşıldığı raporlanabilir.
6. Veli Geri Bildirimine Açık Olun
Bazı veliler bu bilgilendirmeye karşılık “teşekkür” ederken, bazıları soru sorar.
Bu geri dönüşleri görmezden gelmeyin.
Onlara ulaştığınız kadar, onların da size ulaşabileceği bir kanal sunun.
7. Hazırlıklı Olmak, Krizi Yönetmektir
Olası tüm acil durumlar için önceden şablon mesajlar, iletişim akış planı ve görevli listesi oluşturun.
Yani kriz anı geldiğinde “şimdi ne yapacağız?” değil, “planı devreye alalım” demelisiniz.
İletişim, Güvenin Temelidir
Acil durumlar hayatın gerçeğidir.
Ama bu durumlar, doğru yönetildiğinde kuruma olan güveni zedelemez, güçlendirir.
Veli çocuğunu size teslim ediyorsa, en az onun kadar bilgi alma hakkına sahiptir.
-Mulky, yurt ve apart yönetiminde sadece operasyonel değil; kriz anlarında da güvenli iletişim kurmanızı sağlar.
👉 Daha planlı ve güvenli bir yönetim deneyimi için sizi bekliyoruz: www.mulky.com.tr